Description du poste
Finalités de l’emploi :
Le titulaire de l’emploi réalise les opérations de gestion administrative et comptable.
Le secrétaire administratif enregistre les commandes clients, suis les dossiers clients de la commande à la livraison et aide la comptabilité dans les tâches courantes.
Il doit respecter les procédures internes et normes en vigueur afin de répondre aux exigences Qualité, Sécurité, et Environnementale.
Cadre et outil de travail :
Le titulaire de l’emploi exerce son emploi au sein de la société à des postes bureautiques. Le port des EPI est obligatoire lors des éventuels déplacements sur chantiers.
Description des principales missions et activités :
Suivi administratif :
- Gérer le standard téléphonique et répondre aux besoins des clients (professionnels et particuliers)
- Etablir et suivre le planning des interventions clients
- Réceptionner les appels des techniciens internes
- Vérifications de la cohérence entre les bordereaux de travail des salariés et les bons d’interventions
- Effectuer la déclaration annuelle de la matière
- Transmettre les directives de travail et garantir le respect de l’organisation
- Veiller à l’application des règles de sécurité, des normes et des procédures
- Participer à l’intégration des nouveaux salariés
- Concevoir des supports de suivi et de gestion de son activité
- S’assurer que les tâches associées au poste soient effectuées en cas d’absence planifiée.
Assurer le suivi clients :
- Elaboration des devis clients
- Envoi des devis clients (après validation par le gérant pour les offres les plus complexes)
- Enregistrer les commandes
- Suivre les dossiers clients : donner les délais, informer le client en cas de besoin, être à l’écoute du client
- Classer les commandes dans les dossiers clients
- Organiser la réponse aux courriers clients (questionnaires, enquêtes…)
- Répondre aux demandes de prix des clients
Assister la comptabilité :
Valider et effectuer la facturation des travaux à émettre
- Envoyer les factures clients
- Contrôler, Comptabiliser les factures clients et assurer la traçabilité
- Relancer et suivre les impayés clients
- Effectuer les bordereaux de remises de chèques clients
Le titulaire de l’emploi peut remplacer toute personne titulaire du même emploi ou sur un emploi nécessitant des compétences similaires. Ce remplacement s’effectue sur une partie ou l’ensemble des tâches, avec l’appui du titulaire ou suite à une formation effectuée par celui-ci.
Profil recherché
Connaissances et Savoir-faire :
Maîtrise des compétences informatiques (Pack office au minimum) et techniques spécifiques (EBP,…)
Capacité à respecter les règles et consignes de sécurité de l’entreprise
Capacité à gérer les priorités et à organiser le planning pour répondre aux attentes des clients
Identifier les informations pertinentes et les communiquer à la hiérarchie
Identifier les dysfonctionnements, anomalies et non conformités
Avoir un bon rédactionnel
Savoir aplanir toute situation conflictuelle
Connaissances générales sur l’assainissement collectif pour l’évacuation des eaux dans les réseaux et l’assainissement non collectif pour l’évacuation autonome de ces eaux (fosses septiques et micro stations)
Connaissance générales sur l’entretien des filières compactes ou micro-station
Etre en mesure de rédiger un rapport d’intervention en cas de besoin
Savoir-être :
Intégrité, honnêteté
Etre respectueux des autres
Travail en équipe
Aisance relationnelle, apprécier les relations clients et le téléphone
Dynamisme, rigueur dans les tâches administratives
Capacité à prendre des décisions
Autonomie
Esprit d’analyse
Qualité d’écoute
Savoir susciter la confiance et le respect
Sens des responsabilités
Etre organisé et rigoureux
Notre agence revient vers vous par e-mail ou téléphone, puis vous pourrez échanger avec un(e) chargé(e) de recrutement, afin qu'il valide l'adéquation de votre profil. Nous vous accueillerons ensuite en agence pour vous faire passer des tests sécurité et finaliser votre inscription.