Description du poste
Rattachement hiérarchique
Le poste est rattaché à la Direction Générale et travaille en étroite collaboration avec :
la Direction Générale
la Direction Financière
la Direction des Ressources Humaines
Missions principales
1. Accueil et gestion du siège
Assurer l’accueil physique des visiteurs et collaborateurs
Gérer l’accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs
Gérer le courrier entrant et sortant
Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau
2. Gestion administrative
Assurer le suivi administratif général du siège
Organiser et gérer les agendas, réunions et séminaires de la Direction Générale
Préparer et coordonner les déplacements professionnels (réservations, logistique, planning)
3. Support à la Direction Financière
Participer au suivi administratif des reportings
Contribuer au suivi de la facturation
Assurer la coordination administrative avec les équipes internes et partenaires
4. Support à la Direction des Ressources Humaines
Participer à l’organisation des formations des collaborateurs
Contribuer à la participation de l’entreprise à des forums étudiants et événements écoles
Accompagner les processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs
5. Coordination logistique
Organisation logistique des réunions, séminaires et événements internes
Coordination des prestataires et fournisseurs liés à la vie du bureau
Veille au bon fonctionnement des équipements et des espaces de travail
Profil recherché
Profil recherché :
Formation
Formation Bac+2 à Bac+5 en assistanat, gestion, administration ou équivalent
Expérience
Expérience significative (3 à 5 ans minimum) sur un poste similaire : Office Manager, Assistant(e) de direction ou Assistant(e) administratif(ve)
Compétences
Excellentes capacités d’organisation et de gestion des priorités
Très bonnes compétences administratives et rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office / outils collaboratifs)
Anglais courant impératif
Qualités personnelles
Sens du service et excellent relationnel
Rigueur et fiabilité
Discrétion et sens de la confidentialité
Capacité à travailler en transversal avec plusieurs directions
Autonomie et proactivité