ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Description du poste

L’Assistant(e) de direction confirmé(e) réalise de manière autonome, mais sous la responsabilité de sa hiérarchie, des tâches et missions nécessitant une bonne connaissance des process liés à sa fonction.

Il/Elle est soumis(e) à un devoir de confidentialité s'agissant des informations recueillies ou mises à disposition dans le cadre de sa fonction.

Il/elle intervient sur tout ou partie des missions suivantes :

Garantir un secrétariat et un appui administratif pour le compte de son management :

• Assurer l’accueil physique des visiteurs internes et externes,

• Assurer la mise en place de conf-call et /ou visio-conférence,

• Assurer la gestion des agendas à sa charge,

• Assurer la gestion de la messagerie électronique de son management (à sa demande),

• Effectuer les commandes de fournitures de bureau et de consommables,

• Assurer la gestion des notes de frais,

• Assurer la gestion des documents (reprographie, numérisation, classement, archivage…),

• Assurer l’interface en cas de dysfonctionnements ou autres problèmes avec les prestataires.

Garantir la bonne organisation des événements à la demande de son management :

• Organiser des réunions internes et externes à la direction à l’initiative de son management (envoi des convocations, réservations de salles, s'assurer que toutes les parties prenantes sont conviées ou représentées etc…)

• Organiser des événements lorsque nécessaire (recherche de prestataires, réservation, envoi des convocations, commande de matériel, coordination l’évènement etc.).

• Organiser les déplacements professionnels (réservations de billets, hôtel, location de véhicules, etc…) et établir les demandes de remboursements de frais des responsables/directeurs qui leur auront confié cette tâche

• Préparer les diverses communications de son management en collaboration éventuelle avec la direction de la Communication,

• Organisation (logistique et/ou coordination) de séminaires, réunions annuelles, team building,

• Assurer la conception et/ou la rédaction de notes, de courriers, de comptes rendus de réunion et autres documents, Contribuer à la circulation de l’information,

• Etre l’interface entre le responsable et ses correspondants,

• Assurer un rôle d’interface relationnel privilégié et faciliter ainsi la bonne circulation des informations professionnelles,

• Transmettre les décisions et documents (notes de services),

• Effectuer le suivi des congés, RTT et absences pour les collaborateurs du service dans DailyRH et gérer les rejets. En effectuer le cas échéant la saisie selon les habilitations données par la hiérarchie et la DRH,

• Informer la DRH des absences non prévues et lui transmettre les arrêts maladie le jour de réception.

Direction Grands Réseaux :

Assurer la continuité d'activité en cas d'absence de l’autre assistant(e) de la Direction Grands Réseaux Animer et veiller au bon déroulement des réunions d’équipe auxquelles il/elle est invité(e) :

Compte-rendu, préparation éventuelle des interventions, journée au vert,

Missions Comptables :

Assurer le paiement des factures :

vérification des KYS, création des demandes d'achats, vérification des factures et mise en paiement dans Scoops.

Vérification de la conformité des engagements de dépenses en lien avec le responsable budgétaire

Missions Evènementielles :

Organiser de bout en bout un séminaire.

Réceptionner le besoin, élaborer une ou plusieurs propositions en estimant les moyens financiers (budget) et humains (prestataires) nécessaires, puis présenter ces propositions au Codir,

Coordonner la réalisation du projet :

- Contribuer à l'animation de la direction : jeux, challenges, afterwork,

Profil recherché

Dans le cadre de sa politique Diversité, Start People étudie à compétences égales toutes candidatures dont celles de personnes en situation de handicap

Cette mission vous intéresse ? Lancez-vous et postulez dès maintenant !

Notre agence revient vers vous par e-mail ou téléphone, puis vous pourrez échanger avec un(e) chargé(e) de recrutement, afin qu'il valide l'adéquation de votre profil. Nous vous accueillerons ensuite en agence pour vous faire passer des tests sécurité et finaliser votre inscription.