Toutes les règles à connaître sur la DPAE

Qu’est-ce que la DPAE ?

Depuis la loi du 31 décembre 1991, qui avait pour but de lutter contre le travail illégal, tout employeur a l’obligation de déclarer à l'URSSAF l'embauche d’un salarié, quelle que soit la nature ou la durée du contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage), le secteur d’activité, la taille ou la forme juridique de l’entreprise. Les seules exceptions concernent les stagiaires, bénévoles et volontaires en service civique.

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), anciennement appelée « Déclaration unique d’embauche » (DUE), vise à « simplifier les obligations déclaratives de l’employeur ». Celle-ci permet de signaler l’arrivée d’un salarié aux différents organismes de protection salariale et patronale, afin de lui ouvrir des droits, de protéger l’employeur et le salarié en cas de problème (ex : accident du travail) ou de contrôle administratif et de faire bénéficier l’entreprise de tous les droits à exonération.

Les sanctions en cas de déclaration non effectuée peuvent être lourdes pour l’employeur.

• Sanctions civiles : régularisation par l’URSSAF des cotisations de Sécurité sociale éludées,
• Sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti,
• Sanctions pénales : l’absence intentionnelle de déclaration constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

L’employeur peut également être condamné à des amendes allant de 45 000 à 225 000 € et trois ans d’emprisonnement.

En revanche, il ne fera pas l’objet de sanctions si l’embauche n’a effectivement pas lieu (ex : salarié ne se rendant jamais sur son lieu de travail).

Comment faire une DPAE ?

La Déclaration Préalable à l’Embauche est gratuite et doit être réalisée 8 jours avant le démarrage du contrat, et ce jusqu’à une heure avant la prise de poste.

A compter du 1er juillet 2022, les Déclarations Préalables à l’Embauche (DPAE) ne pourront plus être adressées par e-mail. La transmission par flux CFT sera également interrompue fin 2022. Elles peuvent être en revanche réalisées en ligne, depuis le site de l’URSSAF, ce qui permet à l’employeur de gagner du temps.

La DPAE s’effectue en différentes étapes. Les éléments obligatoires à renseigner sont les suivants :

• Informations de l’employeur : SIRET, code NAF, raison sociale, adresse, service de santé au travail dont dépend l’employeur
• Informations du salarié : nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale
• Informations relatives au contrat : type de contrat, date et heure d’embauche prévisible, durée de la période d’essai

La DPAE permet à l’employeur de régler en une seule fois les 6 formalités suivantes :

• Immatriculation en qualité d’employeur au régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il s’agit de l’embauche d’un premier salarié
• Immatriculation du salarié à la CPAM
• Affiliation en qualité d’employeur auprès du régime d’assurance chômage
• Demande d’adhésion à un service de santé au travail
• Demande d’examen médical d’embauche
• Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)

Que faire en cas de mission en intérim ?

Avant toute mission d’intérim, une déclaration auprès de l’URSSAF doit être établie. Dans ce cas, c’est l’Entreprise de Travail Temporaire (ETT), et non l’Entreprise Utilisatrice, qui est concernée par l’obligation de Déclaration Préalable à l’Embauche pour le personnel intérimaire.

La déclaration doit être effectuée à chaque mission, sauf :

• En cas d’utilisation de la souplesse
• En cas d’avenant au contrat initial

En cas de Contrat en CDI intérimaire, la DPAE se fait uniquement à l’embauche en CDII.

Pour toute question juridique, n'hésitez pas à contacter votre agence Start People.