SECRETAIRE (H/F)

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Description du poste

Placée sous l'autorité de 2 Géomètres-Experts, la secrétaire évoluera au sein d'un cabinet composé de 5 personnes, cette structure familiale, jeune et dynamique, évolue avec des outils informatiques

performants, adaptés dans un environnement structure.

Après une formation sur le logiciel de Gestion de notre entreprise (EVERWIN), la secrétaire aura les qualités

suivantes.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Fonction de secrétariat - Généralité

Gestion des appels téléphoniques et transmettre ¨¤ la bonne personne après analyse EVERWIN

Décrypter la demande du client, donner des informations d'ordre général, orienter vers la personne

en charge du dossier.

Répondre aux demandes d'information simples, expliquer un document simple, avant d'orienter

Mise à jour et Valorisation carnet d'adresses EVERWIN

Tri courrier, scan des documents, ventilation et classer dans les dossiers informatiques de chacun.

Gestion et surveillance de la boite mail générale, gestion par répertoire et ventilation

Ouverture dossier : compléter la fiche dossier et organiser dossier papier, sortir listing propriétaire intervenant.

Impression DWG, plier et couper plan.

Gestion des demandes d'archives sous l'autorité d'un GE.

Archivage dossier informatique et papier

Préparation et envoi courrier type

Gestion de stocks, commandes (fournitures de bureau, terrain¡­)

Participation aux réunions d'équipe.

Génération devis-facture-envoi - Gestion des relances factures

2. Fonction de secrétariat - Métier

Recherche cadastrale et informations foncières pour préparation état parcellaire

Bornage : Envoi et gestion des convocations en bornage, montage des PV, suivi des relance.

DA : Envoi DA, suivi, scan­

Copropriété : Monter dossier copropriété, collation données, contrôle surface

DICT : demande et gestion des retours

Profil recherché

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

1. Savoirs et savoir-faire

Très bonnes compétences dans le domaine du secrétariat

Très bonne maitrise de l¡¯outil informatique (Excel, Word, publipostage¡­)

Bonnes aptitudes relationnelles

Exigence de la maîtrise de l¡¯orthographe.

Connaissance du secteur de la construction et du tertiaire apprécié

Envie de découvrir le monde du monde Géomètre-Expert.

2. Savoir-être

Rigueur et sens de l'organisation

Autonome

Bonne capacité d'écoute

Dynamisme, bonne capacité d'adaptation au changement

Sens du travail en d'équipe et du secret professionnel

CONDITIONS D'EXERCICE

Lieu de travail : Bureau de POISY

Temps de travail : 50% ou 60 % - MATINS OU A TEMPS PLEIN A LA CONVENANCE DU CANDIDAT

Conditions de rémunération : 1500€ brut pour un temps plein